Obecné informace k aplikaci Evidence náhradního plnění

  1. Obecné informace k aplikaci Evidence náhradního plnění
  2. Evidence z pohledu dodavatele
  3. Evidence z pohledu odběratele

Obecné informace k aplikaci Evidence náhradního plnění

Podle ustanovení § 81 odst. 3 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o zaměstnanosti“), mohou dodavatelé, tj. zaměstnavatelé s více než 50 % osob se zdravotním postižením, dodat tzv. náhradní plnění pouze v případě, že nejpozději do 30 kalendářních dnů od jeho zaplacení vloží údaje uvedené níže do elektronické evidence vedené Ministerstvem práce a sociálních věcí (dále jen „MPSV“).

Dodavatel do evidence zadává následující údaje:

  • průměrný roční přepočtený počet zaměstnanců, kteří jsou osobami se zdravotním postižením za předchozí kalendářní rok pro účely výpočtu limitu stanoveného podle § 81 odst. 3 zákona o zaměstnanosti,
  • průměrné čtvrtletní přepočtené počty zaměstnanců v daném kalendářním roce pro účely výpočtu maximálního objemu plnění od jednoho dodavatele podle ustanovení § 18 odst. 2 vyhlášky č. 518/2004 Sb., kterou se prování zákon o zaměstnanosti,
  • identifikační údaje dodavatele a odběratele,
  • cenu dodaných výrobků, služeb či realizovaných zakázek bez DPH (jedná se o částku započitatelnou do náhradního plnění; může být i nižší než hodnota na faktuře pokud se dodavatel s odběratelem dohodli např. na započítání nižší částky)
  • datum dodání výrobků, služeb nebo realizace zakázek,
  • číslo dokladu, jímž byla vyúčtována dodávka výrobků, služeb nebo zakázek,
  • datum zaplacení odebraných výrobků, služeb nebo realizovaných zakázek.

Informace o Plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením s vysvětlujícími příklady výpočtu průměrného ročního přepočteného stavu pro účely stanovení limitu naleznete na https://www.mpsv.cz/web/cz/plneni-povinneho-podilu-ozp.

Evidence z pohledu dodavatele

Založení a ověření účtu:

  • Každý dodavatel, který bude přistupovat k evidenci, musí být přihlášen. Na základě zákona č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci je nutné prokázání totožnosti pouze prostřednictvím kvalifikovaného systému elektronické identifikace. Bude možné se do jednotného portálového řešení přihlásit dvěma způsoby:
    • k přihlášení do ENP prostřednictvím NIA (www.eidentita.cz) je potřeba vlastnit prostředek pro elektronickou identifikaci, kterými v tuto chvíli jsou "eObčanka" nebo Identifikační prostředek Jméno, heslo a SMS, který je někdy též označován jako "uživatelský účet". Seznam prostředků pro elektronickou identifikaci v rámci NIA je veden na stránkách: info.eidentita.cz/idp/,
    • prostřednictvím informačního systému datových schránek - více informací a postup zajištění tohoto přihlášení naleznete na informačním systému datových schránek, tj. na adrese https://www.datoveschranky.info/.
  • S Prvním přihlášením do evidence náhradního plnění v rámci jednotného portálového řešení práce a sociálních věcí souvisí možnost předat pověření pro vkládání faktur a editaci údajů v aplikaci evidence náhradního plnění jiné osobě, než je vlastník náhradního plnění. Vlastníkem je v této souvislosti označen ten zástupce dodavatele/odběratele, jehož IČO či RČ figuruje v systému e-identita nebo datové schránce a je shodné s údaji dodavatele/odběratele v evidenci náhradního plnění. Vlastník se přihlásí a zaeviduje na novém portálu jako první. Následně může zadat pověřené osoby.

Zadání ročního přepočteného počtu:

  • Dodavatel zadá v příslušné záložce údaj o průměrném ročním přepočteném počtu zaměstnanců, kteří jsou osobami se zdravotním postižením za předchozí kalendářní rok pro účely výpočtu limitu stanoveného podle § 81 odst. 3 zákona o zaměstnanosti.
  • Je-li dodavatel osobou samostatně výdělečně činnou, která nezaměstnává žádné zaměstnance, vyplní hodnotu 1.
  • Tento údaj se zadává pro každý rok.
  • Zadáváním údajů o jednotlivých dodávkách bude systémem automaticky aktualizována aktuální výše limitu dodavatele. Pokud by vložením údajů o konkrétní dodávce došlo k přečerpání aktuálního volného limitu dodavatele, doklad skončí ve stavu „Nesplňuje podmínky“. Dodavatel bude moci snížit započitatelnou částku tak, aby odpovídala aktuálnímu volnému limitu.

Zadání čtvrtletních přepočtených počtů:

  • Dodavatel zadá v příslušné záložce údaje o průměrných čtvrtletních přepočtených počtech zaměstnanců za každé kalendářní předcházející čtvrtletí, ve kterém došlo k dodání náhradního plnění.
  • Dodavatel vybere o jaké čtvrtletí a rok se jedná a vyplní průměrné čtvrtletní přepočtené počty všech svých zaměstnanců, zaměstnanců s těžším zdravotním postižením, invalidních v 1., 2. stupni a osob zdravotně znevýhodněných.
  • Evidence automaticky vypočítá procento plnění podmínky zaměstnávání osob se zdravotním postižením za dané čtvrtletí.

Zadávání údajů o dokladech:

  • Dodavatel zadá v příslušné záložce údaje o jednotlivých dokladech – číslo dokladu, započitatelnou částku, datum dodání, datum zaplacení a identifikační údaje odběratele.
  • Důležité je zadat kontaktní e-mail odběratele (jestliže je odběratel v aplikaci už zaregistrován, tento email se dotáhne automaticky). Odběratelé budou informováni na tento e-mail o zaevidování svého dokladu do evidence. Odběratel obdrží na daný e-mail automaticky generovanou zprávu s odkazem do samotné aplikace. Schválení dokladu odběratelem nemá na započtení dokladu žádný vliv. Nejde o zákonnou podmínku. Umožňuje pouze komunikaci mezi dodavatelem a odběratelem.
  • Závazným uložení dokladu a splněním všech podmínek je doklad převeden do stavu „Předaný ke schválení“, dojde k odečtení od aktuálního limitu a k případnému odeslání potvrzovacího e-mailu odběrateli. Odběratel na základě potvrzovacího e-mailu provede ověření dokladu, který převede do stavu „Schválený/Vrácený k opravě/Odmítnutý“. Pokud dodavatel následně upraví doklad, je doklad znovu převeden do stavu „Předaný ke schválení“.

Bližší informace naleznete v uživatelské příručce (2.18MB).

Nejčastější dotazy a připomínky z pohledu dodavatele

Jsou údaje o náhradním plnění, které bylo zapsáno do původní aplikace, dostupné?

Ano.

Jakým způsobem zadávat do systému „rozplacené“ faktury, tak aby nejpozději do 30 kal. dnů od zaplacení bylo od nás vloženo? Má se zadat faktura až po úplném zaplacení, nebo se bude vkládat jako více dokladů po jednotlivých splátkách? Když zadávám, tak jak bylo skutečně zaplaceno, systém mi hlásí, že se doklad nepodařilo uložit, protože již existuje doklad se stejným číslem.

Pokud je zájem na tom započítat celou částku, měl by být doklad vložen až po zaplacení celé částky. Je-li zájem vkládat doklady do evidence postupně po jednotlivých splátkách, musí mít každý doklad jiné číslo. Je možné zadat např. číslo faktury/1 - nn podle počtu splátek.

Jaké máme uvádět datum zaplacení? Je to datum přijetí platby u dodavatele, nebo datum zaplacení z pohledu odběratele, které je např. o den nižší?

Mělo by se jednat o datum, kdy je částka připsána na účet dodavatele.

Budu-li mít vytvořenou vydanou fakturu na 10 000 Kč a k této faktuře budu mít vystavenou zálohovou fakturu na 10 000 Kč, bude celková částka faktury 0 Kč. Bude se i tento doklad generovat do *.csv souboru?

Doklady s částkou 0 Kč by neměly být zadávány. Smyslem evidence je započítání určitého objemu náhradního plnění. Pokud již byla zaevidována zálohová faktura a částka na této faktuře souhlasí s částkou na konečné faktuře, postačuje zadání zálohové faktury.

Jsem zaměstnavatel zaměstnávající více než 50% OZP teprve od dubna letošního roku, jaké číslo mám uvést do průměrného přepočteného počtu zaměstnanců za minulý rok pro stanovení výše limitu?

Aby mohl být zaměstnavatel dodavatelem náhradního plnění, musí zaměstnávat v předchozím roce osoby se zdravotním postižením, protože se mu z tohoto počtu OZP počítá limit. Pokud tedy v předchozím roce nezaměstnával žádnou OZP, pak tedy nemůže být v současném roce dodavatelem náhradního plnění.

Za 1. čtvrtletí máme TZP výpočet 2,51. Má se do tabulky zapsat 2,51 nebo trojnásobek, tedy 7,53?

Zadejte skutečný počet TZP, tedy 2,51, a trojnásobek vypočte program.

Lze při zadávání dokladu u odběratele zadat více emailových adres?

Je možné zadat pouze jeden kontaktní e-mail odběratele. Jestliže se dotáhl do dokladu kontaktní email automaticky, pak je to email, který v evidenci uvedl sám odběratel. Pokud si to odběratel sám neomezí, je možné kontaktní email ručně upravovat na jednotlivých dokladech. Jestliže na dokladu nelze editovat dotažený kontaktní email, odběratel vyžaduje používat výlučně tento email jako kontaktní.

Je možné zadávat doklady importem ze souboru?

Aplikace podporuje import souboru ve formátu .CSV. K tomu slouží volba Hromadný import na záložce Doklady. Tlačítkem Vložit soubor s doklady vyberete soubor, který chcete importovat a poté zvolíte tlačítko Importovat doklady. V pořádku nahrané doklady budou úspěšně naimportovány a uloženy do evidence nebo se zobrazí modální okno Hromadný import s výsledky zpracování s upozorněním na nalezené chyby. Chyby opravte a opakujte nahrání souboru. Uloží se pouze validní doklady ze souboru, ve kterém nebyly nalezeny žádné chyby.

Jaký je požadovaný formát csv souboru?

Pozor změna struktury CSV souboru! Nyní stačí u odběratele na dokladu zadat IČO (nebo případně rodné číslo) a systém toto IČO zkontroluje vůči evidenci subjektů a dotáhne si závazné informace o názvu a adrese odběratele.

Ke stažení je popis rozhraní pro import dokladů ENP (108.98kB) a Vzor.csv (CSV 259B) souboru.

Je v aplikaci ošetřena kontrola na duplicitu dokladů?

Ano, je hlídána duplicita dokladů. Kontroluje se, aby jeden dodavatel nevložil dva doklady se stejným číslem v rámci jednoho roku dodání. Příp. stornované doklady se ignorují.

Z jakého e-mailu budou odběratelům notifikace chodit? Je potřeba nastavit do brány, aby to nepadalo do spamu?

Notifikace chodí z e-mailu jprpsv@portal.mpsv.cz. Jedná se o zavedenou adresu pro odesílání zpráv uživatelům z portálu MPSV.

Co když e-mail odběrateli nedorazí, přestože od dodavatele prokazatelně odejde? Kdo za to nese odpovědnost? Bude zde míra tolerance?

Doklad zůstane ve stavu „Předaný ke schválení“. Dodavatel může poslat e-mail znovu (editací záznamu). Na výpočet aktuálního limitu to nemá vliv. Odběratel může schválit doklad také přímo v aplikaci, aniž by obdržel notifikační email.

Je údaj o výši limitu a o průběžném stavu jeho plnění veřejně přístupný?

Údaj o výši limitu a průběžném stavu jeho plnění je veřejně přístupný v aplikaci Seznam dodavatelů náhradního plnění. Zobrazují se ověření dodavatelé s vyplněný ročním limitem.

Potřebuji zadávat faktury za několik dodavatelů pod svým přihlašovacím účtem.

Aplikace umožňuje zadávat doklady za více dodavatelů pomocí pověřených osob, viz uživatelská příručka (2.18MB).

Je možné, aby za společnost dodavatele mohlo zadávat faktury náhradního plnění více pracovníků?

Aplikace umožňuje zadávat doklady různými pracovníky pomocí pověřených osob, viz uživatelská příručka (2.18MB). Je možné také rozšířit oprávnění pro datovou schránku pro více zaměstnanců zaměstnavatele (Czechpoint).

Jaké částky máme vyplňovat do faktury, s daní nebo bez daně?

Podle zákona se zadávají částky bez DPH.

Lze vytisknout doklady, abychom si mohli zkontrolovat, že máme vše správně, a doložit je našim klientům?

Můžete provést export dokladů do CSV souboru. Uložený soubor načtete do Excelu a můžete jej zpracovat a tisknout.

Potřebujeme přehled o celkové částce potvrzených dokladů, kterou jsme zadali konkrétnímu odběrateli (IČO). Tato částka se bude vázat na potvrzení pro odběratele.

Můžete také provést export dokladů do Excelu a v něm pak využít třídění, sumace a jiné funkce.

Jak to je s doklady náhradního plnění dodanými koncem roku s úhradou např. 30.1.? Kam se toto plnění odběrateli i dodavateli (nám) započítá?

Doklady náhradního plnění za daný rok musí mít datum dodání do konce roku, aby se započetly do toho roku. Na vložení dokladu je až 30 dní. Nejpozdější termín pro vložení dokladu je 15. 2. následujícího roku nebo dokud odběratel nepodá hlášení za uplynulý rok na ÚP.  Pokud je tedy náhradní plnění dodáno např. v prosinci a uhrazeno 30.1., je možné si toto plnění započítat pokud bylo vloženo do evidence nejdéle do 15.2. nebo do doby, kdy podal odběratel ohlášení o plnění povinného podílu.

Jakým způsobem změním údaje v identifikaci dodavatele/odběratele?

Některé údaje o dodavateli/odběrateli nelze měnit, protože se dotahují ze základního registru osob nebo z agendového systému ÚP ČR. Ostatní údaje může editovat pouze vlastník.

Jakým způsobem bude odběratel uplatňovat náhradní plnění, pokud jednotlivé splátky zasáhnou do více let?

Náhradní plnění lze uplatnit pouze za rok, v němž bylo odebráno.

Kdy se nám započítají doklady s datem?

Doklady se započítávají, jestliže je v době dodání dokladu platný dodavatel (má k datu dodání platnost OSVČ nebo Dohodu o uznání), má zadán roční přepočet pro daný rok a započitatelná částka nepřekročí aktuální limit v daném roce. Kontrola na platnost Dohody o uznání probíhá cca 1x denně.

Doklady musí splňovat i další podmínky. Některé doklady ani nelze vložit z důvodu pozdního vložení nebo jiných podmínek kontrolovaných na dokladu.

Evidence z pohledu odběratele

Založení a ověření účtu:

  • Po vložení údajů o odebraném zboží, službě nebo zadané zakázce ze strany dodavatele obdrží odběratel automaticky generovaný potvrzovací e-mail. Tento email obdrží pouze v případě, že dodavatel uvede kontaktní email odběratele. V e-mailu je odkaz na aplikaci ENP. Jestliže chce odběratel prohlížet doklady na něj evidované a tyto doklady případně schválit, musí se do aplikace přihlásit.
  • Na základě zákona č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci je nutné prokázání totožnosti pouze prostřednictvím kvalifikovaného systému elektronické identifikace. Bude možné se do jednotného portálového řešení přihlásit dvěma způsoby:
    • prostřednictvím systému e-identita - více informací a postup zajištění tohoto přihlášení naleznete na portálu národního bodu pro identifikaci a autentizaci, tj. na adrese https://www.eidentita.cz,
    • prostřednictvím informačního systému datových schránek - více informací a postup zajištění tohoto přihlášení naleznete na informačním systému datových schránek, tj. na adrese https://www.datoveschranky.info/.
  • S prvním přihlášením do evidence náhradního plnění v rámci jednotného portálového řešení práce a sociálních věcí souvisí možnost předat pověření pro vkládání faktur a editaci údajů v aplikaci evidence náhradního plnění jiné osobě, než je vlastník náhradního plnění. Vlastníkem je v této souvislosti označen ten zástupce dodavatele/odběratele, jehož IČO či RČ figuruje v systému e-identita nebo datové schránce a je shodné s údaji dodavatele/odběratele v evidenci náhradního plnění. Vlastník se přihlásí a zaeviduje na novém portálu jako první. Následně může zadat pověřené osoby.
  • Systém dotáhne základní údaje o odběrateli z registru na základě přihlášeného uživatele. Odběratel vyplní svůj kontaktní email.

Ověření dokladů:

  • Zaevidování odebraného zboží, služby nebo zadané zakázky do evidence náhradního plnění ze strany dodavatele nezaručuje odběrateli, že byla taková dodávka dodána v režimu náhradního plnění. V případě náhradního plnění je odpovědností odběratele, aby byl odběr výrobků, služeb nebo zakázek realizován v souladu s podmínkami, které pro to zákon o zaměstnanosti stanoví. Pro předcházení případných sporů v této oblasti je odběratelům doporučováno, aby stanovili odpovědnost za poskytování správných údajů, na jejichž základě je vypočítáno plnění povinného podílu, dodavateli prostřednictvím smluvního ujednání, a to včetně sankcí. Nicméně tím, že zákon o zaměstnanosti ukládá dodavateli povinnost vložit do evidence údaje o poskytnutém plnění do 30 kalendářních dnů od jeho zaplacení, získává odběratel průběžnou informaci o tom, zda byl či nebyl dodavatelem zahrnut do režimu náhradního plnění.
  • Odběratel po kontrole údajů klikne na tlačítko „Odmítnout/Vrátit/Schválit“. Schválení dokladu odběratelem nemá na započtení dokladu žádný vliv. Nejde o zákonnou podmínku. Umožňuje pouze komunikaci mezi dodavatelem a odběratelem.

Bližší informace naleznete v uživatelské příručce (1.11MB).

Nejčastější dotazy a připomínky z pohledu odběratele

Dotaz z pohledu odběratele náhradního plnění – Jak se dozvím, že dodavatel uvedl údaje o mnou odebraném náhradním plnění do evidence?

Odběratel bude informován o jeho zaevidování automaticky generovaným e-mailem, který sdělil dodavateli nebo který sám uvedl v aplikaci. V e-mailu je odkaz na aplikaci Evidence náhradního plnění. Odběratel se může do aplikace přihlásit a doklad zkontrolovat.

Jsou údaje o náhradním plnění, které bylo zapsáno do původní aplikace, dostupné?

Ano.

Naše firma je rozvětvená do více závodů, spolupracují s různými dodavateli náhradního plnění, faktury by z naší firmy odběratelům potvrzovali různí lidé (resp. budou mít zadány u dodavatelů různé potvrzovací e-maily). Mohu mít jako zodpovědná osoba přístup do portálu ENP k nahlížení na jednotlivé dodávky od dodavatelů?

Ano. Nejjednodušší způsob je, že se můžete přihlašovat jako pověřená osoba přes datovou schránku Vaší firmy. Další možností je, že vlastník daného odběratele Vás určí jako pověřenou osobu přímo v aplikaci ENP. Poté je nutné se do aplikace přihlásit autentizovaným způsobem na IČO nebo RČ, které bylo u pověřené osoby vlastníkem uvedeno.

Bližší informace je možné nalézt v uživatelské příručce (1.11MB).

Bude stanovena doba, do kdy nejpozději musí odběratel potvrdit, že souhlasí/nesouhlasí s vložením dokladu do evidence NP?

Lhůta pro potvrzení dokladu není stanovena.

Jsem odběratel a dodavatel uvedl nesprávně můj e-mail pro potvrzování dokladů. Můžete jej opravit?

Je potřeba kontaktovat dodavatele, aby uváděl jiný e-mail. Po opravě záznamu se pošle mail znova na opravenou adresu.

Další možností je, že si e-mail v aplikaci nastaví dodavatel sám a zvolí možnost „Pouze tento email“. Poté však všichni dodavatelé budou moci zasílat pouze na Váš zvolený kontaktní email bez možnosti změny. Více viz uživatelská příručka (1.11MB).

Přišlo mi duplicitní potvrzení k dokladu, mám ji opětovně potvrdit?

Pokud byl doklad editován či změněn po potvrzení, je znovu zasílána žádost o potvrzení dokladu. Potvrďte jej znovu.

Je možné spravovat doklady několika odběratelům pod jedním přihlášením?

Ano, je ale nutné, aby tato osoba byla vlastníkem označena jako pověřená osoba. Více viz uživatelská příručka (1.11MB).

Kontakty

  • Dotazy a upozornění na technické problémy zasílejte prosím na adresu portal@mpsv.cz.

Pozor! Z důvodu velkého počtu dotazů na mailbox portal@mpsv.cz, není možné na všechny dotazy klientů odpovědět. V případě technických potíží jsme pro Vás připravily následující odpovědi a rady.


Vážený uživateli Portálů mpsv.cz a uradprace.cz,

vzhledem k velkému počtu dotazů souvisejících s novým portálovým řešením práce a sociálních věcí, není možné operativně odpovídat na jednotlivé e-maily uživatelů. Z toho důvodu jsme pro Vás doplnili na vybrané stránky výčet nejčastějších dotazů a odpovědí.

 

Evidence náhradního plnění

Nejčastější dotazy k Evidenci náhradního plnění z Vašich e-mailů jsou zodpovězeny na této stránce (zvlášť pro dodavatele a odběratele): ODPOVĚDI ZDE

Příručku uživatele pro dodavatele naleznete na tomto odkazu: PŘÍRUČKA DODAVATELE (2.18MB)

POZOR došlo ke změně souboru csv pro importování dokladů: NOVÝ VZOR CSV (CSV 259B) 

Příručku uživatele pro odběratele naleznete na tomto odkazu: PŘÍRUČKA ODBĚRATELE (1.11MB)

Aktuálně známé chyby a stav jejich řešení naleznete po přihlášení do aplikace Evidence náhradního plnění, pod nadpisem „Nejčastější problémy“: PŘIHLÁŠENÍ ZDE

Pro žádost o výmaz omylem zadaného odběratele, dodavatele použijte e-mailovou adresu jprpsv.podpora@asseco-ce.com

K výmazu dojde hromadně, proto prosíme o trpělivost.

 

Volná místa

V současné době probíhají úpravy aplikace Volná místa. Může proto dojít ke zpoždění zveřejnění nejnovějších nabídek volných míst. Problém bude odstraněn v nejbližší době.

 

Exporty volných míst xml/html

Volná místa evidovaná Úřadem práce ČR jsou publikována ve formě xml/html exportů na stránce KE STAŽENÍ společně se seznamem firem v insolvenci a přehledy Agentur práce.
 

Problémy s přihlašováním

Informace k přihlašování do nového portálu naleznete na adrese: MOŽNOSTI PŘIHLAŠOVÁNÍ

Pokud máte problém s přihlášením proveďte kontrolu cookies dle návodu: NASTAVENÍ PROHLÍŽEČE

 

Hlášení chyb a zodpovídání dotazů

V případě, že jste na Vaše dotazy nenalezli odpověď v odkazech výše nebo máte problémy s přihlášením do portálu či jiné potíže a připomínky kontaktujte prosím Call centrum Úřadu práce +420 844 844 803 nebo mailem na callcentrum@mpsv.cz, které je připraveno Vám pomoci.

Na základě Vašich připomínek provádíme operativně úpravy portálu tak, aby poskytované služby byly uživatelsky co nejpřátelštější. Omlouváme se uživatelům za případné problémy.

 

Poslední aktualizace: 1. 11. 2019